Aunque no existe una varita mágica para hacer cada reunión más efectiva, las reuniones realmente pueden ayudar para la toma de decisiones y planificación.

¿QUÉ SON LAS REUNIONES EFECTIVAS?

Algunas veces parece como si siempre estuviéramos en algún tipo de reunión: Reuniones mensuales de la organización, reuniones de tareas especiales en las cuales trabajar, reuniones de acciones urgentes y de comités de proyectos de las que nuestro grupo se hace cargo. Las reuniones toman mucho de nuestro tiempo porque son la manera en que tomamos decisiones, planeamos acciones y llevamos a cabo el trabajo que debemos realizar.

Pero, ¿cuántos de nosotros detestamos las reuniones?  Todos tenemos recuerdos de reuniones (inclusive tal vez de la reunión de comité de anoche) que parecía que iban a durar toda la eternidad y en las que nunca se iban a tomar las decisiones.  Alguien interrumpía y desviaba al grupo de los temas de la agenda de trabajo; la persona que dirigía a su vez tenía muchas opiniones propias; la reunión duró más tiempo de lo previsto y para cuando finalmente terminó, todos se fueron a casa cansados e insatisfechos.

Bueno, aunque no existe una varita mágica para hacer cada reunión más efectiva, las reuniones realmente pueden ayudar para la toma de decisiones y planificación.  No tienen por qué ser dolorosas; pueden inclusive ser divertidas.  Para lograrlo, se puede aprender cómo hacer las reuniones tanto útiles como agradables para todos los participantes.  Las reuniones efectivas ayudan al grupo a alcanzar sus metas.

¿POR QUÉ TENER REUNIONES EFECTIVAS?

¿Sabía usted que la manera en que se dirigen y facilitan las reuniones es uno de los mayores “factores de riesgo” para la participación y la inversión de los miembros de la organización? TODAS las partes de una reunión son importantes: la planificación (particularmente enfocada en agendas de trabajo y metas); la logística; y los principios y habilidades para presidir la reunión.  Todos estos aspectos producen un impacto en la participación e involucramiento de los miembros de la organización.

A cada “fase” se le debe prestar atención y se debe tomar seriamente porque el manejo de una buena reunión está críticamente ligado a la participación. Las reuniones determinan que el grupo pueda o no realizar las cosas, resolver problemas, manejarse de manera que promueva un sentimiento de inclusión y seguridad en los participantes y que cree un sentido de comunidad.

¿CÓMO DIRIGIR REUNIONES EFECTIVAS?

Dirigir o presidir una reunión significa más que sólo hacer que el grupo cubra los temas de la  agenda de trabajo programada. Cuando se preside una reunión, la persona al frente de ella es responsable del bienestar del grupo y los miembros que lo conforman.  Esto requiere que se preste la debida atención a las “dinámicas del grupo” y otros aspectos del proceso.  ¡Incluso todas esas cosas difíciles de abordar son importantes!

Recordemos que: Dirigir reuniones es una HABILIDAD, no es algo que nacemos sabiendo.  Al igual que con cualquier otra habilidad, se mejora con la práctica – ¡y también nos sentimos más seguros!

Cuando alguien dice “Buen trabajo.  Fue una buena reunión”, ¿qué quieren decir realmente? Una reunión verdaderamente buena ocurre cuando se presta atención a las cuatro fases del manejo de una reunión:

• Planificación (agenda y metas).
• Organizar la reunión (logística).
• Manejo de la reunión (presidir / facilitar).
• Seguimiento (después de que termina la reunión).

Empecemos con:

FASE I: PLANIFICAR LA REUNION

Si se le presta atención a la planificación, se pueden evitar los elementos que afectan negativamente la reunión, tales como:

• Desperdiciar el tiempo de reunión.
• Desperdiciar el tiempo de las personas.
• Reuniones aburridas que no llevan a ninguna parte.
• Reuniones sólo por el hecho de reunirse.

He aquí los pasos críticos en la planificación de una gran reunión.

Decidir el objetivo de la reunión.

¿Tiene la reunión como objetivo la revisión de las disposiciones legales, hacer un plan de reclutamiento de voluntarios o a alguna otra cosa? ¿La meta no está clara? El resultado podría ser una reunión aburrida y desenfocada. Es necesario presentarse con una meta clara y la agenda se convertirá en una especie de guía de viaje para llegar ahí.

Hacer la tarea.

Si se necesita información o investigar para la reunión, es mejor hace antes de que ésta empiece. ¿Qué sucede cuando nos presentamos a una reunión donde falta información importante?  ¡Es una gran pérdida de tiempo!

Decidir quién necesita estar presente.

Si se está trabajando en una campaña publicitaria, ¿Todos los participantes necesitan ir o solamente los del comité de publicidad?  Se debe pensar en esto antes de enviar las notificaciones para estas reuniones. Cuando las personas van a reuniones cuya agenda no les interesa, por lo general nunca vuelven.

Planificar con otros.

Ésta es una muy buena manera de desarrollar nuevos líderes y de comprometer a más personas en el trabajo del grupo. Se puede reunir sólo a tres o cuatro personas interesadas y discutir la agenda – ¡no tomará más de una hora!  Y lo más importante…

¡Las agendas bien hechas valen la pena!

Se debe hacer lista de cuánto tiempo se planea discutir cada punto de la agenda. Si alguna persona, además del facilitador va a presentar información, se debe tomar en cuenta eso también, y ENVIAR EL PLAN AL MENOS CON UNA SEMANA DE ANTICIPACIÓN.  Los miembros de cualquier grupo, deberán saber qué es lo que van a hacer.

Si pensamos en la agenda de la reunión como es una especie de guía de viaje, entonces, se deben tener previstas todas las paradas, sin tener tampoco muchos desvíos innecesarios.  Se les debe hacer saber a todos lo que se va a discutir;  ¡no hay por qué mantenerlo en secreto!

FASE II: ORGANIZAR LA REUNION

Empezar y finalizar a tiempo.

Es irrespetuoso abusar del tiempo de los asistentes y es ahí donde se podría decir que se encuentra la mayor desmotivación que pueda haber. Si se debe iniciar tarde porque sólo tres personas están en la sala cuando se supone que la reunión debe empezar, al menos, hay que disculparse. Es todavía mejor, sin embargo, hacerse el hábito de iniciar a tiempo, AUN cuando solo haya tres personas en la sala.  Se correrá la voz y posteriormente, las personas llegarán a tiempo o de plano no llegarán.  Si las personas siguen llegando tarde o no se presentan del todo, esto puede ser un indicio para cambiar la hora o el patrón de las reuniones, o ambos.

Apuntar a los asistentes.

Las listas de asistencia pueden indicar mucho acerca de quienes llegaron.  Además pueden ayudar a actualizar la lista de asistentes regulares y proporcionar nombres para una cadena de números telefónicos.  Se podría incluir en la lista de asistencia el nombre, la organización, la dirección y el número telefónico de los participantes.

 “Disculpe, ¿podría mover su codo?”

Los espacios para las reuniones deberían ser confortables y apropiados.  La sala de reuniones debería estar localizada en un lugar céntrico y ser de un tamaño adecuado para el grupo de personas.  Es necesario llegar temprano para organizar el material y/o equipos que se van a utilizar y tratar de usar un espacio en donde se pueda hacer un círculo, para que las personas no queden sentadas en hileras como en un auditorio.  Si el lugar de la reunión es de difícil acceso para adultos mayores u otras personas, se debe tratar de coordinar el transporte o tal vez un servicio voluntario de “escolta” (¡un gran proyecto de cohesión entre adolescentes/adultos mayores!).

¡Sólo trabajar sin divertirse no es bueno!

Se debe reservar un tiempo antes y después de la reunión para que las personas hablen y socialicen.  Ésta es una de las principales razones por las que las personas se unieron a L grupo en primer lugar y es donde se puede reclutar voluntarios.  Algunas veces “la reunión después de la reunión” es donde las personas pueden involucrarse realmente con el grupo – ¡y también donde se les ocurren las mejores ideas para la próxima reunión!

Un ciclo regular.

Si se tiene un ciclo regular de reuniones, las personas empezarán a reservar la fecha (por ejemplo, el primer lunes de cada mes): pero ¡NO SE DEBE REALIZAR UNA REUNION SÓLO POR HACERLA! Siempre se debe tener un objetivo claro o mejor no realizarla.

FASE III: DIRIGIR LA REUNION.

Ser el encargado de dirigir una reunión es más que una tarea; son muchos trabajos en uno. Si se asumen todas las responsabilidades que esto conlleva, el trabajo como director de una reunión requiere:

Hacer presentaciones.

Presentarse y describir el rol que se tiene como facilitador. Esto también incluye hacer que todos se presenten. Cuando hay un invitado especial, el presentarlo ante el grupo es también trabajo del facilitador. No se debe olvidar lo buenos que es “romper el hielo” para eliminar tensiones. “Romper el hielo” significa hacer algo pequeño al principio de la reunión para ayudar a las personas a conocerse o recolectar  algún dato de una manera divertida o interesante.  Por ejemplo, el grupo puede hacer un juego de “búsqueda del tesoro”, en el que las personas buscan información preguntando a los otros asistentes.

Obtener la aprobación de la agenda y de las reglas.

No se debe olvidar que la reunión es de todos, por lo que todos necesitan aceptar la agenda. Se les puede pedir a los participantes retroalimentación acerca de la agenda antes de empezar la reunión.  Algunas reglas, tales como no interrumpir, etc. también pueden ser útiles si hay en el grupo personas a quienes les gusta hacerlo.

Mantener la discusión en su cauce.

No se debe permitir que alguien se desvíe de los temas de la agenda o hable demasiado tiempo. Es necesario ser cordial pero firme: las personas respetan las reuniones que avanzan bien y también recuerdan claramente, las reuniones en las que a alguien se le permitió seguir y seguir hablando sobre el mismo tema.

Vigilar el tiempo.
No se debe olvidar la hora de inicio y final.  Se deben respetar los límites de tiempo establecidos en la agenda.  Si el grupo parece querer ir más allá del tiempo acordado en la discusión de algún  asunto, se debe preguntar si todos los miembros están de acuerdo.  Una oración como “Ya hemos usado todo el tiempo dispuesto para este asunto. Decir: ¿Estarían todos de acuerdo en continuar con el tema por otros diez minutos o continuamos con el siguiente punto de la agenda?” puede ser una buena forma de medir el interés de todo el grupo en el asunto.

Resumir lo que escuchado.

Hay que terminar cada punto de la agenda resumiendo las conclusiones en voz alta y después continuar si nadie objeta o si todos están de acuerdo.

Fomentar la participación.

Si una persona normalmente callada habla, se debe mostrar interés en su participación. Es necesario tratar de dar oportunidad de participación a todos y no sólo a los que siempre hablan.

Usar el poder del rol prudentemente.

Se debe tener cuidado con lo que se dice, cómo se dice y cuántas veces se dice. El facilitador no debería tomar bandos y debe ser justo con todos.

Desarrollar nuevos líderes mediante la delegación de poder.

Es necesario tratar de rotar la responsabilidad de dirigir la reunión.  La única forma en que otros aprenderán a hacerlo es observando al facilitador y luego haciéndolo ellos mismos.

Algunos consejos para el manejo del grupo durante la reunión son:

• Tener sentido del humor y no estar a la defensiva.
•  Usar preguntas abiertas que requieran que las personas respondan con algo más que “sí” o “no”.
•  Observar el entorno en busca de signos que indiquen si se debe ir más despacio o más rápido.

FASE IV: DAR SEGUIMIENTO A LA REUNIÓN.

Solamente porque la reunión ha terminado, no significa que el trabajo está hecho. Para darle un seguimiento exitoso a la reunión, se debe:

Recopilar todo tipo de  retroalimentación por parte del grupo.

Se debe recopilar información del grupo en referencia a qué opinan los participantes de la reunión, qué puede ser mejorado, etc. Probablemente no sea necesario hacer esto después de cada reunión, pero al menos de vez en cuando, garantizando que las personas tengan claras sus asignaciones, estableciendo o reafirmando la fecha de la próxima reunión y maximizando oportunidades para que las personas se queden un rato y conversen después de la reunión (lo cual es muy importante).

Hacer llamadas de seguimiento.

La persona que presidió la reunión (o alguna persona designada) puede hacer llamadas, enviar correspondencia y/o tomar acciones de seguimiento.  Estas actividades para después de la reunión, usualmente sirven como el adhesivo que mantiene al grupo unido.

Resumir la reunión.

Es sumamente útil hacer una lista de las decisiones tomadas, con sus respectivos seguimientos.  Las transcripciones –minutas- formales de la reunión son valiosas para muchas (no todas) organizaciones – éstas contienen anuncios, notas informativas, etc. que es importante reportar, aunque no sean “decisiones”.

Redactar minutas puede resultar aburrido, al igual que leerlas,  pero es parte del trabajo que el secretario asume.

Algunas alternativas pueden incluir:

• Tener un voluntario que haga un resumen de la reunión, además de las minutas (ver la sección de herramientas).
•  Hacer que las minutas sean leídas más como un “cuento”, en vez de como un reporte formal enumerado. Además se deben anotar las decisiones tomadas en negrita o en MAYUSCULAS, para que resalten. Y lo mismo, para los puntos a los que hay que darles seguimiento.

A continuación, le ofrecemos algunos consejos adicionales para que una reunión se desarrolle sin inconvenientes:

Consejos para manejar participantes difíciles.

INTERVENCIONES

Las intervenciones son técnicas usadas cuando se enfrentan oposiciones o problemas durante las reuniones.  Pueden usarse separadamente, pero normalmente son más efectivas cuando son se usan en combinación.  Las intervenciones intentan bajar el tono en la escala de confrontación, pero son lo suficientemente efectivas para mantener bajo control a quienes gustan o buscan discrepar.

A. Dejar que el grupo decida.

…si alguien se rehúsa a apegarse a la agenda, se mantiene sacando un mismo tema una y otra vez, desafía el manejo de la reunión, etc.

B. Usar la agenda y establecer las reglas del juego

…si alguien se sigue desviando de los temas de la agenda, mantiene conversaciones con otro durante toda la reunión, ataca a otros verbalmente, etc.

C. Ser honesto: Decir lo que está sucediendo

…si alguien trata de intimidar al facilitador, éste se siente molesto y cuestionado y necesita conseguir la ayuda del grupo, etc.

D. Usar el humor

...si hay mucha tensión en la sala, si las personas muestran resistencia a estar en la reunión, si se ven asustadas/tímidas acerca de participar o ven al facilitador como un extraño, etc.

E. Aceptar, debatir o desviar la atención al grupo

…si alguien reiteradamente expresa dudas relativas a conseguir algo, es negativo y desestima cada sugerencia, continúa repitiendo el mismo punto una y otra vez, tiene problemas para aceptar la autoridad, etc. Esto significa tener que: ACEPTAR que lo que ellos están diciendo es cierto, no ignorarlo; ENFRENTARLO justo ahí dedicándole algún tiempo o DESVIAR la atención al grupo para que éste tome una decisión al respecto.  Vea adicionalmente los puntos G y H más adelante.

F. Usar el lenguaje corporal (de ser posible)

…para silenciar conversaciones aisladas, ayudar a las personas calladas a participar, re-direccionar la atención, etc.  Se puede utilizar el lenguaje corporal para hacer énfasis en un tema sin usar la voz y esto se puede lograr haciendo contacto visual, sonriendo (o no sonriendo) o incluso si se está sentado, cambiando de posición.

G. Hacer un receso: Confrontar a quienes interrumpen fuera de la sala de sesiones

... …cuando las tácticas de menor confrontación no han dado resultado, alguien continúa atacando verbalmente a otros participantes, revolviendo papeles, manteniendo conversaciones con otros o aislando a las personas.  Se puede sacar este problema de la sala, haciendo un receso que pueda parecer natural.

H. Confrontar en la sala

… si es apropiado y si esto no creará una reacción contraproducente, si el grupo apoyará al facilitador, si éste ya ha usado otras tácticas de menor confrontación, etc.

PREVENCIONES

Las prevenciones son técnicas que pueden ayudar a evitar interrupciones desde el inicio.  Si se usan estas “prevenciones” desde el inicio de las reuniones, se ahuyentarán las interrupciones.

A. Escuchar para entender.

No se debe sólo fingir que se está escuchando lo que alguien dice.  Las personas se dan cuenta cuándo no se les está prestando atención.  Es necesario escuchar cuidadosamente para entender los puntos que una persona está presentando y repetir en voz alta aquellos puntos de los que no se está seguro.

B. Mantenerse en el papel.

No se puede ser participante y dirigir la reunión al mismo tiempo.  Cuando el facilitador no pone en claro su papel y borra la línea que lo define, puede alienar a algunos participantes, causando resentimientos y la pérdida de control de la reunión.  Se deben ofrecer estrategias, recursos e ideas—pero no opiniones directas.

Debemos recordar que: ¡SER QUIEN DIRIGE” NO SIGIFICA SER PARTICIPANTE! Si el facilitador tiene fuertes opiniones acerca de un tema de la agenda y quiere hablar, debe hacer algún tipo de arreglo ANTES de la reunión para que alguien más presida esa sección.

C. No estar a la defensiva.

Si al dirigir la reunión, se es atacado, criticado, etc., hay que alejarse un poco. Se debe pensar bien acerca de lo que se dijo antes de responder.  Una vez que nos ponemos a la defensiva, nos arriesgamos a perder el respeto y confianza del grupo y esto puede tornar la situación mucho peor.

Con esta información, ya se tienen las herramientas  básicas para planificar y llevar a cabo reuniones efectivas en la organización a la que se pertenece.  Una reunión que está bien preparada y enfocada y es presidida eficientemente puede ayudar a crear una organización de calidad, mientras que una reunión que deficientemente planeada o dirigida causará muchas dificultades para el grupo.

Gillian Kaye

Fuente: https://ctb.ku.edu/

Recursos impresos

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